Hiểu về nguồn cung ứng chiến lược

Tìm nguồn cung ứng chiến lược liên quan đến việc phát triển một đánh giá chủ động, toàn diện và liên tục đối với các hoạt động tìm nguồn cung ứng trong một tổ chức. Tìm nguồn cung ứng chiến lược nhằm đạt được tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp nhất cùng với rủi ro chuỗi cung ứng tối thiểu. Do đó, nó phản ánh mối quan hệ của tổ chức với các đối tác (đóng vai trò nguồn cung ứng) như một vòng lặp thay vì quy trình một chiều.

Trong quá trình này, hồ sơ chuyên sâu của các nhà cung cấp và khả năng cốt lõi của họ được phát triển và định kỳ căn chỉnh cho phù hợp với các yêu cầu nguồn cung ứng của tổ chức. Chiến lược nguồn cung ứng nhìn nhận các nhà cung cấp là đối tác quan trọng và hướng đến mục đích xây dựng các mối quan hệ hợp tác bền vững. Vòng lặp khách hàng-nhà cung cấp được đánh giá ở mọi giai đoạn trong vòng đời của nó để đảm bảo rằng các nhu cầu của các tổ chức được đáp ứng liên tục và hiệu quả. Để thực hiện điều này, tìm nguồn cung ứng chiến lược sẽ tận dụng tất cả các phương pháp, từ phân tích chi tiêu, đánh giá nhà cung cấp, quản lý mối quan hệ nhà cung cấp cho đến nghiên cứu thị trường chi tiết. Do vậy, có thể thấy, tìm nguồn cung ứng chiến lược là một quá trình lâu dài và để thực hiện thành công, nó cần đội ngũ nhân lực lành nghề và các công cụ, cũng như nền tảng công nghệ có liên quan.

Hiểu nguồn cung ứng chiến thuật

Ngược lại với tìm nguồn cung ứng chiến lược, tìm nguồn cung ứng chiến thuật liên quan đến một cách tiếp cận ngắn hạn và truyền thống để hướng tới việc quản lý các hoạt động tìm nguồn cung ứng của một tổ chức. Nó nhằm mục đích đạt được chi phí thấp nhất có thể mà không cần xem xét các yếu tố khác như quản lý quan hệ nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng, v.v. Do đó, việc tập trung vào xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp và hiểu làm thế nào khả năng cốt lõi của họ có thể đáp ứng cho tổ chức là tối thiểu bởi vì việc giao tiếp với các nhà cung cấp chỉ xảy ra khi có vấn đề phát sinh. Mặc dù nguồn cung ứng chiến thuật có thể mang lại lợi ích trong ngắn hạn, nhưng nó lại hạn chế sự tối ưu hóa bền vững các hoạt động tìm nguồn cung ứng. Hơn nữa, so với tìm nguồn cung ứng chiến lược, tìm nguồn cung ứng chiến thuật không cần phải đầu tư lớn vào các nền tảng công nghệ tiên tiến và kỹ năng của đội ngũ nhân sự.

Lợi ích chính của nguồn cung ứng chiến lược

1. Tăng mức tiết kiệm chi phí

Lợi ích rõ ràng nhất mà các doanh nghiệp sẽ trải nghiệm từ nguồn cung cấp chiến lược là mức tiết kiệm chi phí cao hơn. Bằng cách xác định và lựa chọn các nhà cung cấp sẽ đem đến giá trị cao nhất với mức giá phù hợp cho phép một tổ chức liên tục đạt được mức tiết kiệm chi phí cao hơn.

2. Căn chỉnh tốt hơn các mục tiêu tìm nguồn cung ứng và kinh doanh

Căn chỉnh các hoạt động tìm nguồn cung ứng của một doanh nghiệp với các mục đích và mục tiêu của tổ chức là mấu chốt của tìm nguồn cung ứng chiến lược. Việc căn chỉnh tốt hơn sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn với hiệu quả cao hơn và rủi ro chuỗi cung ứng tối thiểu.

3. Tối ưu hóa các nhà cung cấp lý tưởng

Để triển khai hiệu quả nguồn chiến lược trong tổ chức, cần phải phân tích các nhà cung cấp, cũng như phân tích cả hồ sơ và năng lực cốt lõi của họ. Sau khi điều này được thực hiện, một tổ chức với thông tin được trang bị đầy đủ, sẽ dễ dàng tìm thấy các nhà cung cấp lý tưởng phù hợp với những mục tiêu kinh doanh của mình. Điều này ngụ ý rằng nó sẽ tạo ra giá trị cao nhất với chi phí thấp nhất có thể.

4. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp

Tìm nguồn cung ứng chiến lược giúp một tổ chức xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp. Bằng cách củng cố sự tập trung vào khả năng cốt lõi của các nhà cung cấp và đảm bảo các nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu mà tổ chức đang tìm kiếm, nguồn cung ứng chiến lược giúp tạo ra sự phối hợp giữa các tổ chức và nhà cung cấp. Mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp cũng ngụ ý rằng khi các nhà cung cấp được định giá và được xem xét trong các quyết định tìm nguồn cung ứng khác nhau; họ cảm thấy có động lực để tối ưu hóa hiệu quả của chính mình để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

Quy trình triển khai hiệu quả nguồn cung cấp chiến lược trong tổ chức

Hiểu được những lợi thế của nguồn cung ứng chiến lược có thể giúp chúng ta thiết kế được một quy trình để thực hiện một cách hiệu quả việc tìm nguồn cung ứng chiến lược trong một tổ chức. Mặc dù một quy trình duy nhất có thể không phù hợp với các thông số kỹ thuật và yêu cầu của mọi tổ chức, tuy nhiên, về cơ bản, có thể phác thảo một cấu trúc cốt lõi nhằm hướng dẫn quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược. Các bước thực hiện được trình bày cụ thể dưới đây:

1. Xác định và phân loại hồ sơ chi tiêu

Để bắt đầu quá trình tìm nguồn cung ứng chiến lược, hãy xác định các khu vực chi tiêu tồn tại trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh trong tổ chức và phân loại nó trên cơ sở mức độ quan trọng/không quan trọng của khu vực chi tiêu. Phân loại sẽ giúp ưu tiên các hoạt động tìm nguồn cung ứng cho từng khu vực chi tiêu.

Nếu được yêu cầu, các tiêu chí phân loại khác phù hợp hơn với yêu cầu kinh doanh cũng có thể được phát triển (ví dụ: chi tiêu trong nước / quốc tế, chi tiêu trực tiếp / gián tiếp). Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là phải phân tích rủi ro về các loại chi tiêu được chọn để giúp ưu tiên và phát triển các chiến lược.

2. Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng

Bước thứ hai bao gồm xây dựng chiến lược về cách từng khu vực chi tiêu được phân loại sẽ được tiếp cận. Điều này liên quan đến việc xác định các yêu cầu của các đơn vị kinh doanh đòi hỏi phải chi tiêu và xác định mục đích, mục tiêu và các mốc thời gian tương ứng để thực hiện các yêu cầu. Điều này cũng đòi hỏi phải xây dựng một quy trình công việc truyền thông để tất cả các bên liên quan đến các dự án tìm nguồn cung ứng tương ứng có thể thấy rõ các bản cập nhật sắp tới.

3. Phân tích thị trường nhà cung cấp

Bước thứ ba là thực hiện phân tích chuyên sâu về các nhà cung cấp hiện tại và tương lai để hiểu và đánh giá hồ sơ nhà cung cấp có liên quan. Điều này bao gồm phân tích doanh thu hoặc thị phần của các nhà cung cấp để hiểu được vị thế thị trường và hiệu quả công nghiệp của họ cùng với các rủi ro và cơ hội xung quanh thị trường nhà cung cấp.

4. Yêu cầu thông tin nhà cung cấp và xác định tiêu chí lựa chọn

Sau khi hoàn thành nghiên cứu thị trường của nhà cung cấp, bước thứ tư là gửi yêu cầu thông tin (RFI)/ yêu cầu đề xuất (RFP)/yêu cầu báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp. Điều quan trọng là truyền đạt các yêu cầu chính xác của tổ chức cũng như các mục tiêu cuối cùng và kỳ vọng về hiệu suất để các nhà cung cấp hiểu rõ về những gì tổ chức cần. Điều này rất quan trọng để họ cung cấp một lộ trình chính xác và phát triển các chiến lược để hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.

Thông tin được gửi sẽ cung cấp dữ liệu chi tiết về cấu trúc giá, quy định giao hàng và bảo hành, thông số kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ, v.v… Sau khi dữ liệu nộp từ các nhà cung cấp được đối chiếu, tổ chức có thể xác định tiêu chí lựa chọn để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

5. Lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện quy trình ký kết hợp đồng

Sau khi các tiêu chí lựa chọn được xác định, bước thứ năm là chọn các nhà cung cấp có thể cung cấp mức tiết kiệm chi phí cao nhất cùng với việc cam kết chất lượng của hàng hóa/dịch vụ. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp cho các khu vực chi tiêu có liên quan, quy trình hợp đồng bắt đầu được thực hiện.

6. Đo lường và theo dõi định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp

Quá trình tìm nguồn cung ứng chiến lược không kết thúc ở việc chọn được nhà cung cấp. Bước thứ sáu là đo lường hiệu quả cách thức các nhà cung cấp thực hiện những yêu cầu và mục tiêu của tổ chức. Điều quan trọng là phải tham gia theo dõi định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp và xác định các khu vực để cải thiện. Điều này có thể giúp các tổ chức hiểu rõ rủi ro của nhà cung cấp và xây dựng chiến lược để giảm thiểu tất cả các gián đoạn chuỗi cung ứng có thể xảy ra.

7. Thực hiện quản lý quan hệ nhà cung cấp

Bước thứ bảy là đưa hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp vào trong quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược, từ đó làm cho mối quan hệ giữa tổ chức và nhà cung cấp trở thành một vòng lặp thay vì quy trình một chiều. Quản lý quan hệ nhà cung cấp giúp tăng cường mức độ hợp tác giữa một tổ chức và các nhà cung cấp bằng cách chuyển đổi mối quan hệ khách hàng từ người mua hàng đơn thuần trở thành các đối tác giá trị chiến lược. Cả hai bên tham gia xây dựng các đề xuất và chiến lược đổi mới nhằm tối ưu hóa nhu cầu tìm nguồn cung ứng của tổ chức. Các mối quan hệ phát sinh từ sự hợp tác hiệp đồng như vậy là lâu dài và có thể được tận dụng để cải thiện hơn nữa hiệu suất của nhà cung cấp. Không chỉ đơn thuần là bước cuối cùng trong quy trình tìm nguồn cung ứng chiến lược, quản lý quan hệ nhà cung cấp còn liên kết các nhà cung cấp và tổ chức theo một phương thức mà ở đó cả các yêu cầu hiện tại lẫn tương lai đều được đáp ứng một cách hiệu quả nhất và tối đa hóa giá trị.