Nhà cung ứng có tầm quan trọng vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa,… với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác,… đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời. Vì vậy, quy trình lựa chọn nhà cung ứng tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.Quy trình lựa chọn nhà cung ứng cơ bản bao gồm 4 bước như sau:

Giai đoạn thu thập thông tin

Trước hết cần thu thập thông tin thứ cấp: các báo cáo về tình hình mua và phân tích nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, thông tin trong các thông tin truyền thông (báo, tạp chí, mạng xã hội,…) thông qua những thông tin xúc tiến của nhà cung ứng. Tất nhiên các thông tin có thể đã cũ hoặc chưa chính xác. Và do đó cần phải có những dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nhà cung ứng. Tùy thuộc vào những tiêu chuẩn cần để đánh giá các nhà cung ứng mà tiến hành thu thập dữ liệu cần thiết.

Giai đoạn đánh giá

Trước hết phải phân loại nhà cung ứng theo các tiêu thức cơ bản, như theo thành phần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ,… Mỗi loại nhà cung ứng theo các cách phân loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đánh giá, lựa chọn.

Tiếp theo, cần đánh giá các nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn xác thực. Các tiêu chuẩn có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của các nhà cung ứng theo các cách phân loại, nhưng về cơ bản bao gồm những tiêu chuẩn về marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài chính – năng lực vốn kinh doanh, qui mô,…; sức mạnh Logistics – Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…

Giai đoạn tiếp cận, đề xuất

Là giai đoạn mà trong đó doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những đề xuất. Những đề xuất này có tính nguyên tắc thiết lập mối quan hệ mua, bán giữa doanh nghiệp và nguồn cung ứng về sản phẩm mua, giá cả, cách thức đặt hàng, thủ tục và hình thức thanh toán,…

Trên cơ sở những thông tin sau khi tiếp cận với các nhà cung ứng, kết hợp với những thông tin qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự ưu tiên để tiến hành mối quan hệ mua bán.


Giai đoạn thử nghiệm

Sau giai đoạn tiếp xúc, đề nghị chỉ mới xếp loại được các nhà cung ứng có nhiều tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nhà cung ứng chính thức quan hệ lâu dài có tính chiến lược, và do đó phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.

Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nhà cung ứng có đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không. Nếu các nhà cung ứng đạt được những tiêu chuẩn và đảm bạo độ tin cậy cao, có thể xếp các nhà cung ứng vào quan hệ đối tác lâu dài. Nếu các nhà cung ứng qua thời gian thử nghiệm không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối với nhà cung ứng tiếp theo trong danh sách những nhà cung ứng tiềm năng.