Bất kì lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng cần có mã số định danh hàng hóa để hệ thống thông tin toàn cầu có thể kiểm tra được thông tin hàng hóa đó. Đây cũng là nguồn thông tin để các bên liên quan, cơ quan hải quan, cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để xử lý tình huống xảy ra trong thương mại quốc tế. Vậy cụ thể số định danh hàng hóa là gì, cấu trúc như thế nào? Cách lấy số định danh hàng hóa ra sao? Bạn hãy tham khảo thêm bài viết sau đây để hiểu rõ nội dung này.

1.Số định danh hàng hóa là gì?

Số định danh hàng hóa viết tắt là Unique Consignment Reference – UCR là số tham chiếu để cơ quan sử dụng và có thể được yêu cầu cung cấp cho cơ quan hải quan tại bất kỳ điểm nào trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan. Số UCR phải đảm bảo: là số duy nhất ở cả phạm vi quốc gia và quốc tế; được cấp cho từng lô hàng và được khởi tạo sớm nhất có thể trong giao dịch quốc tế (Theo Tổ chức Hải quan thế giới WCO)

Mã số định danh hàng hóa cho phép các hệ thống thông tin khác nhau của cơ quan hải quan và các cơ quan, tổ chức liên quan kết hợp với nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Từ đó tạo thành nguồn thông tin và tài liệu cho phép theo dõi toàn bộ lịch sử của một lô hàng; được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng tới các thủ tục do cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác xử lý.

Khai báo số định danh hàng hóa là gì?

2.Chức năng của mã số định danh UCR

Chức năng chính của mã số định danh UCR

Là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra trong thương mại quốc tế. Cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế.

Việc áp dụng mã số định danh hàng hóa mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Đối với cơ quan hải quan, mã số UCR cho phép thúc đẩy an ninh, an toàn bằng cách tăng cường tiếp cận thông tin vào thời điểm giải phóng hàng; cho phép đánh giá rủi ro và xử lý tờ khai trước khi hàng hoá đến.

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mã số UCR giúp giảm số lượng dữ liệu cần thiết phải khai báo, đơn giản hóa các giao dịch trong quá trình thông quan hàng hóa và góp phần rút ngắn thời gian thông quan, tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, mã UCR còn hỗ trợ quản lý chuỗi hoạt động logistics, tăng cường tính kịp thời, chính xác, góp phần giảm chi phí và tăng cường hợp tác hải quan.

Số định danh hàng hóa nhập khẩu:

– Cấu trúc mã định danh cho hàng hóa nhập khẩu : Số định danh = Mã cảng dỡ hàng + Ngày vận đơn + Số vận đơn.

– Theo đó, người khai Hải quan sẽ khai thông tin trên tờ khai Hải quan nhập khẩu như sau:

+ Mã cảng dỡ hàng: Khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.33 “địa điểm dỡ hàng” theo mã danh mục cảng biển Việt Nam (05 ký tự) được công bố trên Cổng thông tin điện tử Hải quan;

+ Ngày vận đơn + Số vận đơn: Khai liên tiếp nhau (“Ngày vận đơn” trước “Số vận đơn”) tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu. Trong đó “Ngày vận đơn” là ngày vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan) theo định dạng “DDMMYY” (DD- ngày, MM- tháng, YY- năm), “Số vận đơn” là số vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan). Thông tin nhập không được có dấu cách hoặc ký tự đặc biệt như: “*,#, @, /,….”

Ví dụ: Với “Số vận đơn” là: LSHCM15, “Ngày vận đơn” là: 15/08/2017 thì sẽ khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu là: 150817LSHCM15.

Số định danh hàng hóa xuất khẩu:

– Cấu trúc mã định danh cho hàng hóa xuất khẩu: Số định danh = Đối tượng + Loại hình hàng hóa + Năm + Số tuần tự trong năm.

Trong đó:

– Đối tượng: 1 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu; 2 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi;

– Loại hình hàng hóa: 1 – Hàng hóa nhập khẩu; 2 – Hàng hóa xuất khẩu; 3 – Hàng hóa khác (hàng nội địa đưa vào cảng,…);

– Năm: 02 ký tự chỉ năm cấp số định danh (Ví dụ 17 thể hiện năm 2017).

– Số định danh của hàng xuất khẩu được khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu;

– Trước khi đưa hàng vào cảng hoặc tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu (tại thời điểm này thông thường doanh nghiệp không có số vận đơn), doanh nghiệp thông qua hệ thống khai hải quan hoặc cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến để lấy số định danh cho lô hàng và khai vào ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu.

3.Hướng dẫn lấy số định danh trên phần mềm hải quan VNACCS

Để lấy số định danh trên dịch vụ công trực tuyến, người khai hải quan thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1. Truy cập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs

Bước 2. Đăng nhập bằng tài khoản VNACCS/VCIS hoặc tài khoản cổng TTĐT Hải Quan.

Bước 3. Vào menu Tờ khai hải quan => Khai báo bổ sung => Đăng ký số định danh hàng hóa và thực hiện khai báo lên hệ thống Hải quan lấy số định danh (hoặc trên tờ khai xuất tại mục số vận đơn nhấn vào nút Đăng ký để thực hiện đăng ký số định danh với Hải quan).

Sau khi có số định danh, bạn nhập số định danh vào tờ khai VNACCS tại chỉ tiêu Số vận đơn

Bước 4: Khai báo tờ khai lên hệ thống Hải quan như bình thường

Chú ý:

– Số định danh cũng giống như số xếp hàng, không cần có thông tin về lô hàng (như vận đơn, hàng hóa, số lượng, ..)

– Số định danh có kèm theo mã vạch có thể in ra, Doanh nghiệp cầm theo và xuất trình để đưa hàng vào Kho, Bãi, Cảng chờ xuất

– Doanh nghiệp khi khai theo chuẩn mới này thì phần khai báo Cont mã vạch cũng phải nhập Số vận đơn theo chuẩn mới (DDMMYYSOVANDON), nếu không khi khai lên hệ thống sẽ lỗi không đồng bộ được đúng số vận đơn.

Bài viết Số định danh hàng hóa là gì? đã chia sẻ toàn bộ kiến thức tổng hợp và phân tích theo kinh nghiệm làm xuất nhập khẩu thực tế về mã số định danh hàng hóa. Mong rằng bài viết sẽ có ích trong việc thực hiện xuất nhập khẩu của bạn.